TPM質量管理體系文件內容
來源/作者： TPM咨詢服務中心 丨 發布時間：2017-04-15 丨 瀏覽次數：
TPM管理咨詢公司提出：質量管理體系中特殊過程是指某些加工質量不易或不能通過其后的檢驗或試驗而得到充分驗證的過程（工序）。典型的特殊過程有：焊接、熱處理、電鍍、涂漆、塑料、鑄造、鍛造、壓鑄、粘結等。不同的行業都能找到自己所具有的特殊過程。這種特殊過程加工的產品質量不能完全依靠檢驗來驗證，需要進行連續的參數監控，以確保過程質量的穩定。
質量體系文件流程
企業在推行質量管理體系過程中，諸多企業在實施過程中普遍存在著體系文件的適用性不高，簡約化不夠，系統性不強，應用率偏低，體系運行與實際工作脫節，“水土不服”、“被貫標”和“兩張皮”等問題，主要原因是企業只注重體系文件的編寫，沒注重體系文件的管理。
一、問題的提出
企業在推行質量管理體系過程中，嚴格按照GB/T19001-2008《質量管理體系要求》規定建立體系文件，實施體系運行，并持續改進提高。但從過程控制的角度觀察和持續改進的觀點看待，諸多企業在實施過程中普遍存在著以下問題：
一是體系文件的適用性不高，簡約化不夠，系統性不強，應用率偏低。
二是修改的、新發布的制度、流程和痕跡記錄沒有及時進入體系文件。
三是大量原始記錄的手工處理，費時量大，信息流失率高，共享水平低，嚴重影響體系運行的質量和效率。
四是體系運行信息零散存儲，沒有建立必要的聯系，查詢檢索困難，難以保證快捷、準確、不丟失。
五是企業管理體系的發展正趨向于多標一體化，企業缺乏統一的話語標準、數據入口和信息采集渠道。運行過程中經常出現文件不規范、數據不準確、信息不可靠等質量問題。同時帶來管理規范化的價值未能得到充分的挖掘。
以上問題造成體系運行與實際工作脫節，“水土不服”、“被貫標”和“兩張皮”現象比較突出。究其原因，筆者認為主要是企業只注重體系文件的編寫，沒注重體系文件的管理。
二、改進的建議
針對出現的問題，筆者建議在嚴格遵照GB/T19001-2008《質量管理體系要求》的前提下，結合企業的實際，按屬性管理的原則，對體系文件進行分級、公類、分層、對標等多維度進行管理。
（一）賦予體系文件的屬性
1、屬性管理內涵
管理具有自然屬性和社會屬性二重性，是馬克思主義關于管理問題的基本觀點。管理的自然屬性是與生產力相聯系的屬性，即管理源于許多人一起進行的協作勞動，是有效組織共同勞動所必需的，具有同生產力和社會化大生產相聯系的自然屬性；管理的社會屬性是與生產關系相聯系的屬性，即管理是在一定的生產關系條件下進行的，必然體現著生產資料所有者指揮勞動、監督勞動的意志，因此它又有同生產關系和社會制度相聯系的社會屬性。管理是自然屬性與社會屬性的統一。
2、定性分別管理
根據管理具有自然屬性和社會屬性二重性特點，筆者試著對體系文件進行屬性管理定位，并分別進行管理：
（1）按自然屬性定位分成三級文件架構管理
質量體系文件的內容主要是質量方針和目標、質量手冊、程序文件、作業文件和質量記錄5個部分，一般分為一級文件—質量手冊（包質量方針和目標），二級文件—程序文件，三級文件—作業文件、作業規范、質量計劃和質量記錄等。這是GB/T19001-2008《質量管理體系要求》對企業的普遍標準，對體系文件的普遍要求和特定分級，具有統一性、長期性、規范性、重復性、公開性特點，便于企業生產經營管理活動的統一運行、客觀評判和持續改進。我們將它定性為體系文件的自然屬性。
（2）按社會屬性定位分成三類文件架構管理
一是按序列進行分類管理。據企業的經營范圍和管理對象，將體系文件分為生產經營、人力資源、設備設施、科技進步、工程投資、政策法規、審計監督、紀檢監察、安全生產、黨政事務、行政后勤管理等類別，建立專項管理手冊，適用于本專項管理所涉及的各部門、各崗位。
二是按層級進行分層管理。據企業的管理體制和組織結構，將體系文件分為企業手冊、部門手冊和崗位手冊。
企業管理手冊——是本單位的指導性文件。主要內容包括：手冊編制說明、企業概況、管理體系概述、策劃、質量方針、目標分解；組織機構、職責和權限；行為規范、管理規范及查詢路徑；評價與持續改進等。
部門管理手冊——是部門內部管理的流程性文件，主要內容包括：手冊概述、組織機構及職責、部門工作規范、檢查與改進、部門評價指標、相關文件及記錄清單等。
崗位工作手冊——是對專項管理手冊、部門工作手冊的進一步分解和落實的操作性文件，主要內容包括：手冊概述、崗位工作要求、考核評價等內容。
三是按標準化要求進行標準管理。將體系文件中的程序文件，作業文件、作業規范、質量計劃和質量記錄等，按照企業標準化要求歸集、對照，轉化為技術標準、管理標準和工作標準等。
一套文件不同的架構，可動態運行，靜態隨時匯編成冊，滿足不同的管理需求，實現“同炒一盤菜，各敬各的神”這一組合功能。其中體系文件的分級管理，是遵循ISO9000的本質規律，體現體系文件的標準架構和合規性、符合性、適用性、前瞻性，同時兼具文件管理的基礎性、倉儲性功能；體系文件的分類管理，突出體系文件的專業性、系統性，是滿足企業各個專項管理工作的需要；體系文件的分層管理，將體系文件部門化、崗位化，強調體系運行的執行主體及執行依據，是體系落地運行的有效途徑；體系文件的標準化轉化，注重體系文件的強制性、融合性，是企業多個標準體系一體化的手段和平臺。
（二）實施屬性管理的步驟
按照集成整合—屬性分解—應用組合—技術支持的程序進行文件管理和運行。
第一、建倉庫、筑基礎。嚴格按照GB/T19001-2008《質量管理體系要求》規定建立體系文件三級架構，進行企業體系文件全面集成，建設企業級的體系文件文檔庫。
第二、劃序列、建目錄。在企業級的體系文件文檔庫中，按序列建立分類目錄，進行文件歸集，形成專項工作管理手冊。
第三、分層級、重應用。依分類目錄按部門、崗位職責進行體系文件層級分解，劃厚為薄，較繁為簡，做到每部門一冊、每崗位一冊，方便員工全面、專業、透徹地了解、掌握和運用本崗位的工作職責、作業流程和工作標準。
第四、成標準、強規則。體系文件的標準化轉換，利于企業的標準化建設與管理，便于企業多個標準體系的融合。大力促使文件的規范和實施。
第五、運用信息技術、發揮整體效能
一是新建管理體系信息系統，實現體系文件的編、審、批、發、用、改、廢的管理及內審、管理評審等的信息化管理。凡企業編寫的手冊性文件（如質量手冊、程序文件、作業文件等）的發布與修改，通過管理體系信息系統進行，在原文基礎上標識修改內容，自動保存歷史版本。
二是擴充OA辦公系統功能。對現有OA發文流程進行改造，凡企業公開頒布、重復使用的長期有效的制度性文件，自動傳送到管理體系信息系統中進行編碼分屬性控制和管理。制度性文件的修改，按照行政公文管理的慣例和OA發文流程修改行文，同時作廢原公文。
三是在管理體系信息系統中建立企業級體系文件庫，按照分級、公類、分層、對標等多維度進行管理。同時提供外來文件導入、存放、查詢功能，外來文件電子版本直接導入、紙質版本掃描導入，便于體系文件的動態運行、靜態組合、集繁崗簡、查詢方便，實現體系文件的系統化、專業化、級別化和層次化。
三、結論
實施體系文件的屬性管理，實際上是一套文件體系幾個角度組合，通過三級文件架構的集成，按序列分類、按層級分層，按標準化要求進行分類組合，并借助信息技術來運行這一動態控制，一是能夠有機結合體系文件的標準化要求與企業的生產經營管理實際，實現體系運行的知行合一；二是能夠提高體系文件的適用性、系統性，簡約化和應用率；三是能夠實現修改的、新發布的制度、流程和痕跡記錄及時進入體系文件；四是能夠實現體系文件的系統化、專業化、級別化和層次化，便于體系文件的動態運行、靜態組合，從根本上切實解體系運行與實際工作脫節，“水土不服”、“被貫標”和“兩張皮”現象。
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